Allmänt om VMI
Vid inköp av billiga standardkomponenter kan administrationen runt inköpet utgöra en stor del av kostnaden. Därför är det intressant att förenkla inköpsförfarandet för den kategorin av produkter. Med hjälp av Kraljics matris kan inköpsprodukterna kategoriseras med avseende på leveransrisk och resultatpåverkan, se figur nedan.
Produkter i kategorin ”Standard” är kandidater för ett förenklat inköpsförfarande, speciellt om dessa produkter köps in i stora volymer.
För denna kategori produkter kan VMI (Vendor Managed Inventories) – leverantörsstyrda lager på svenska – vara ett bra alternativ, genom att leverantören då får kontinuerligt tillgång till lagersaldo och prognoser för ett sortiment komponenter hos kunden.
VMI innebär att leverantören fattar beslut rörande påfyllning av kundens lager. Leverantören har kontrollen på orderkvantitet, transportupplägg samt när i tiden påfyllnad ska ske baserat på tillgänglig information.
Ansvaret för styrning av lagret flyttas därmed från kund till leverantör.
Detta förfarande ger en leveransprecision som ofta ligger väldigt nära 100 procent, och eftersom leverantörens och kundens system automatiskt utbyter information med varandra innebär det ett minimum av manuellt arbete vilket gör att både kunden och leverantören sparar en hel del tid på det administrativa arbetet och kan använda den tiden på mer strategiska uppgifter.
Andra fördelar med VMI är att kunden kan sänka sitt lager, vilket påverkar både kapitalbindningen och lagerhållningskostnaderna i en positiv riktning.
Införande av VMI
Vid införande av VMI är det viktigt att man som köpande part har ett öppet och transparent förhållningssätt gentemot den leverantör man vill gå in i ett VMI-förhållande med, eftersom man ger leverantören kontroll över lagret.
Dessutom är det viktigt att:
- skapa delaktighet från både ledning och övrig personal
- definiera tydliga och gemensamma lager- och servicenivåmål
- specificera EDI-format för dataöverföring
- komma överens med leverantören om lager- och servicenivåmål
- bestämma nyckeltal för uppföljning
- skapa regelverk för hantering av avvikelser
- få beskrivning av beräkningsgrunderna för påfyllnadsförslagen från leverantören
- komma överens om regler för fakturering.
Det är en god idé att ta ordentlig höjd för test av den tekniska lösningen för dataöverföringen för att säkerställa att format och innehåll i EDI-filerna är korrekt.
Var beredd på ett omfattande arbete, inte minst med uppföljning och justering.
Allmänt om inköp
Källa: © EFFSO Tools 2016, http://tools.effso.se
Traditionellt har inköp ofta setts som en administrativ funktion med huvudsaklig uppgift att säkerställa juridiskt korrekt genomförda köp, men något större ansvar för företagets affärer fanns sällan.
De senaste årtiondenas globalisering och avreglering av marknader har inneburit ökad konkurrens och därmed pressade marginaler. Företagen har helt enkelt blivit tvungna att finna innovativa lösningar på sina lönsamhetsproblem och då har anskaffningskostnader visat sig vara en viktig nyckelkomponent, på så sätt är grundstenen för modernt inköp lagd.
Trenden är mycket tydlig; företag som agerar på starkt konkurrensutsatta marknader har satsat hårt på inköp och till och med låtit inköpsfunktionen ta plats i företagsledningen. Framgångsrika företag som agerar på konkurrensutsatta marknader kännetecknas av en modern syn på inköpsfunktionen.
Om det traditionella inköpet är inriktat på kortsiktig problemlösning, handpåläggning och andra stödaktiviteter så är det moderna inköpet betydligt mer proaktivt och bygger på att finna långsiktiga, värdeskapande och lönsamma lösningar.
Traditionellt inköp betraktas oftast som en isolerad stabsfunktion, medan det moderna samarbetsinriktade inköpet arbetar tvärfunktionellt genom att samordna organisationens behov.
Det moderna inköpet använder dock många av de gamla beprövade metoderna hämtade från det traditionella inköpet.
En organisations övergripande inköpsstrategi innehåller nästan alltid information och mål avseende olika nyckeltal. Innan en inköpsstrategi läggs fast bör en kartläggning av befintliga nyckeltal göras. Kartläggningen bör innehålla uppgifter om på vilka sätt nyckeltal definieras samt vad förväntade nivåer kan ligga på. Det bästa är att formulera en inköpsstrategi utifrån befintliga nyckeltal, men i vissa fall kan det bli nödvändigt att definiera nya. Inköpsstrategins nyckeltal kan definieras i tre nivåer:
- Målsatta och kontinuerligt mätta nyckeltal, där det finns mål som ska uppnås inom vissa tidsramar
- Kontinuerligt mätta nyckeltal, som mäts och följs med avseende på förbättring eller försämring
- Andra definierade nyckeltal som används, men som mäts i varierande utsträckning