Leverantörsbedömning

Inledning

Leverantörsbedömningar görs före kontraktskrivande, till skillnad från leverantörs(ut)värdering, som görs efter kontraktskrivande, antingen under samarbetets gång eller efter avslutning.

Orsaker till att göra en leverantörsbedömning kan antingen vara att man vill bedöma en existerande leverantör eller att man vill hitta en ny. Detta kan i sin tur bero på:

• missnöje med nuvarande leverantör
• behov av kostnadssänkningar, ledtidsförkortningar eller kvalitetsförbättringar
• nytt försörjningsbehov

Det är viktigt att vara klar över orsaken till en leverantörsbedömning, speciellt om den grundar sig i någon form av missnöje med nuvarande leverantör. Beror det på pris, ledtider, servicenivå, brist på förmåga och kompetens? Genom att vara klar över orsakerna kan man göra en bättre leverantörsbedömning och därmed kan leverantörsbedömningen vara ett led i att nå företagets mål.

Inköpare har ägnat sig åt leverantörsbedömning sedan lång tid tillbaka och det mesta kring ämnet kan tyckas rätt självklart. Men, det är en av de viktigaste förutsättningarna för lyckat SRM och arbetet kan, åtminstone för vissa typer av köp, vara rätt omfattande. Det är många faktorer man skall tänka på vid bedömningen av en potentiell leverantör. Varje sådan faktor kan, om analysen inte är tillräckligt bra, leda till långa, dyra och energikrävande problem när avtalet väl är klart och signerat.

Och även om man gjort den riktiga bedömningen från början så är uppföljningen och värderingen av leverantörer av stor vikt för utvecklingen av samarbetet.

I denna artikel beskriver vi en heltäckande modell för leverantörbedömning enligt Silf, som är en leverantör av inköpstjänster. Leverantörsbedömning i praktiken innebär oftast en anpassning av den heltäckande modellen, där man väljer ut de delar som passar den egna verksamheten.

Leverantörsbedömning

Varför skall vi överhuvudtaget göra en leverantörsbedömning?
Den viktigaste orsaken till att göra leverantörsbedömning är att undvika val av en leverantör som vi senare upptäcker inte klarar sina åtaganden eller som orsakar oss problem. Detta gäller särskilt om detta hade kunnat undvikas genom en riktig leverantörsbedömning. Att göra leverantörsbedömning av potentiella leverantörer garanterar inte att det inte kommer att bli några problem men minskar riskerna betydligt. Okända leverantörer innebär alltid en risk.

Val av fel leverantör kan bland annat leda till:

• onödiga eller oväntade prisökningar
• leveransförseningar
• att leverantören inte kan leverera rätt nivå på vara eller tjänst
• att leverantören prioriterar andra viktigare kunder
• att leverantören är antingen för stor eller för liten för oss, dvs. våra organisationer passar inte varandra
• problem med kommunikation eller kulturkrockar på grund av att leverantören är baserad i eller servar oss från andra delar av världen.

Om problem uppstår kan det leda till utdragna juridiska processer och skiljedomsförfaranden.

Vilka leverantörer skall vi bedöma och vad skall vi bedöma?
Långt ifrån alla leverantörer kommer att genomgå en fullständig leverantörsbedömning. Detta gäller speciellt om det gäller en ”engångstransaktion”, kortsiktigt engagemang, lågt värde eller om avtalet snabbt och utan kostnad kan annulleras och vi enkelt kan hitta en ny leverantör.

Ju större värde relationen med leverantören representerar eller kan komma att representera – exempelvis om det gäller att lägga ut sin tillverkning på kontrakt – desto viktigare är det naturligtvis att göra en grundlig leverantörsbedömning.

En fullständig leverantörsbedömning görs normalt när en eller flera av nedanstående förutsättningar föreligger:

• stort inköpsvärde
• komplexa produkter eller tjänster
• långsiktig relation
• inköpet är kritiskt för vår verksamhet
• vårt varumärke eller renommé riskerar att påverkas
• internationella upphandlingar
• svårt eller förenat med stora kostnader att byta leverantör
• antalet leverantörer är begränsat

Väger allting lika tungt?
För att avgöra i vilken omfattning leverantörsbedömningen ska göras behöver man ett verktyg. Ett lämpligt sådant är en segmentering av varu/tjänstekategorier enligt Peter Kraljics portföljmodell.

Kraljics portföljmodell

Peter Kraljic presenterade i sin portföljmodell 1983 att strategisk vikt av en given inköpt vara eller tjänst är relaterad till dess påverkan på lönsamheten och dess försörjningsrisk. Påverkan på lönsamhet kan vara inköpsvärde, värdekedjan, tillväxt eller beroende. Försörjningsrisk kan vara tillgänglighet på vara/tjänst, antal leverantörer, möjlighet/kostnad för att byta leverantör eller tillgänglighet på ersättning (jämför Porters 5-kraftsmodell).

Segmentering av inköpskategorierna (och leverantörerna) kan ske med hjälp av Kraljics matris nedan.

På detta sätt kan varje försörjningsbehov/kontrakt placeras in i matrisen vilket tjänar som underlag till om, och på vilket sätt, leverantörsbedömning skall ske. Kategorierna ”flaskhals” och ”strategiska” innehåller en betydande risk och för leverantörer i dessa kategorier krävs en fullständig leverantörs­ bedömning.

Kategorierna ”standard” och ”hävstång” innehåller normalt sätt inte lika mycket risk och det kan vara tillräckligt med en enklare form av leverantörsbedömning; i vissa fall kanske ingen alls.

För olika företag kan det därför vara lämpligt att ha två till fyra olika metoder för att göra leverantörsbedömningar. T.ex. en enklare metod för varor/ tjänster i kategori ”standard”, en utökad metod för de i kategori ”hävstång” och en fullständig för kategorierna ”strategiska” och ”flaskhals”.

Om vi redan tillämpar kategoristyrning har vi mycket av indata till ”portföljanalysen”. Vi vet hur våra nuvarande leverantörer fungerar, vi har en riskprofil för respektive kategori samt kunskap om vilka viktiga frågor och potentiella problem som vi bör hantera.

Bedömningskriterier

En leverantörsbedömning kan göras på ett antal huvudkriterier:

• organisatorisk förmåga
• ekonomisk förmåga
• teknisk förmåga; kompetens att tillverka/utföra varan/tjänsten
• leveransförmåga/serviceförmåga

Vid outsourcing av sin tillverkning är det särskilt viktigt att man ställer upp kriterier för val av strategisk leverantör. De flesta företag har någon form av checklista för vad man skall bedöma hos potentiella leverantörer. Nedan går vi igenom de viktigaste:

Organisatorisk förmåga

Företagsdata

Ägare, ledning, historik

Företagets affärside

• Hur ser företagets vision och affärsidé ut? Passar den oss?
• Har man en utarbetad affärsplan?

Koncernstruktur

• Tillhör man en koncern?
  Det är viktigt att förstå den potentielle leverantörens sammanhang i en ev. koncern.
• Vad har koncernen eller andra koncernbolag för finanser, historik, servicenivå etc.?

Lokalisering

• Var finns man lokaliserade?
  Säljkontor, produktion, leverans, service etc.
• Vad innebär lokaliseringen för kommunikationen; eventuell kulturell påverkan?
• Politiska risker
• Naturkatastrofer
• Tidzoner

Personal, kompetens

• Antal anställda
• Personalomsättning, korttidsfrånvaro, långtidsfrånvaro
• Åldersstruktur; finns det en successionsplan?
• Kompetensutveckling
• Nyckelpersoner och ”hjältar”
• Fackliga relationer

Corporate Social Responsibilities – CSR

• Code of conduct
• Hantering gentemot underleverantörer

Ekonomisk förmåga

Finansiell information

• Årsrapport
• Omsättning
• Nyckeltal (t.ex. soliditet, likviditet, lönsamhet)

Försäkringar

Finns relevanta försäkringar?

Affärsrisk

• Vår storlek hos leverantören
• Hur stor andel av vårt behov skall läggas hos leverantören?
• Hur säkrar leverantören bakåt med sina leverantörer
• Hur hanterar leverantören risk?
• Kris- och katastrofplaner

Teknisk förmåga

Produkter och tjänster – bransch

• Är det vi planerar att köpa inom leverantörens normala utbud? Hur prioriterade kan vi förvänta oss att bli?
• Vilken marknadsposition har leverantören i området?
• Vilken marknadsandel har man?

Kvalitet

• Kvalitetssystem
• Dokumentation
• Certifiering
• Kvalitetskontroll
• Hantering av avvikelser
• Provnings- och kontrollutrustning; testmiljöer, simulering
• Ständiga förbättringar

Inköp

• Har man ett system för bedömning och värdering av leverantörer?
• Leverantörsregister
• Kvalitetssäkring mot leverantörer
• Underleverantörer/ outsourcing?
• Riskhantering

Teknisk kompetens

• Produktionsutrustning
• Investeringsplaner
• Processer
• Projektledning
• Riskhantering
• Certifikat och godkännanden
• Ordning och reda?
• Lokaler

Miljö, hälsa och säkerhet

• Miljöpolicy
• Miljöcertifiering
• Hantering av kemikalier och miljöfarligt avfall
• Arbetsmiljö och säkerhet
• Statistik över tillbud och olyckor
• Jämställdhet
• Energianvändning

Projektmetodik

Är leverantören van att driva projekt och vilken projektmetodik använder man sig av? Detta är speciellt viktigt vid NPI-projekt (New Product Introduction) hos EMS-leverantör.

Leveransförmåga

Logistik

• Packning, emballage
• Lager
• Transport

Kapacitet

• Huvudplanering, planering
• Andra kunder
• Lagerhållning
• Vårt kapacitetsutnyttjande
• Typ av skiftgång
• Flexibilitet
• Riskhantering

Referenser

• Förstår leverantören branschens krav?
• Har man referenser från liknande åtaganden till andra kunder?

Kriterierna för att bedöma en leverantör skiljer sig naturligtvis vid köp av fysiska produkter respektive tjänster. De flesta rubrikerna ovan är fortfarande tillämpliga men innebörden av t.ex. kapacitet och logistik blir helt andra.

Vid köp från EMS-leverantör kommer dessutom subjektiva kriterier in. Vad är det som skapar värde? Är det enskilda medarbetare/personer hos leverantören eller är det vad de levererar? Här gäller det att vara samordnad med de interna intressenterna och tydlig mot leverantören.

Prioritering av kriterier

Alla kriterier är inte lika viktiga utan vi behöver göra en prioritering. Vad gör vi inte avkall på och vad kan vi hantera som risk eller lösa inom ramen för vårt avtal? Redan tidigare har vi diskuterat att olika kategorier i vår “leverantörsportfölj” kan kräva olika omfattande bedömningar. Vilka krav är absoluta, viktiga eller mindre viktiga? Kan vi till och med slopa en del bedömningskriterier i vissa fall?

Vi måste även ställa oss frågan om våra krav verkligen är krav eller om de är önskemål. Här kan det vara skillnad mellan varu- och tjänsteköp såtillvida att det ofta är lättare att specificera krav på en vara än på en tjänst. Och vad är det som driver kostnader?

Prioriteringen kan t.ex. göras på en fyrgradig skala:

1. inte tillämpligt (dvs. bedöms inte)
2. mindre viktigt
3. viktigt
4. mycket viktigt
5. absolut krav (leverantörer måste uppfylla detta)

Varje företag som skall ta fram en checklista för leverantörsbedömning måste göra sin prioritering av vilka kriterier som skall användas och hur viktiga de är. Prioriteringen kan se olika ut för olika kategorier av varor eller tjänster.

Uppfyllande av kriterier

Vid själva bedömningen, oavsett hur den går till, är det praktiskt att även här arbeta med någon typ av skala. Ett exempel kan vara:

1. system, rutiner och dokumentation saknas
2. icke godkänd
3. godkänd med förbehåll
4. godkänd
5. väl godkänd

Leverantörsbedömning i praktiken

Checklistor

Normalt sammanställs bedömningskriterierna i någon form av checklista. Till formen liknar denna mycket ett revisionsformulär för t.ex. IS09000. Det finns många checklistor tillgängliga i läroböcker, tidskrifter, rapporter, företagsinternt och inte minst på Internet. Checklistorna kan vara generella, branschspecifika eller företagsspecifika. En del är övergripande medan andra är detaljerade.

Genom att arbeta med en kombination (produkt) av viktighet och uppfyllande får vi en bra leverantörsprofil som visar hur väl leverantörerna uppfyller våra krav i en given situation. Låt dock aldrig leverantörsbedömningen bli en rutinmässig ”fylla i checklista” övning. Leverantörsbedömningen är en plattform för ytterligare frågor till och diskussion med leverantören. Identifierade svagheter och risker tar vi med oss i ett eventuellt framtida samarbete med leverantören.

Informationskällor

Den viktigaste källan till information är naturligtvis leverantören själv. Mycket av informationen kan vi låta leverantören själv ta fram. Vi låter helt enkelt leverantören göra en ”självdeklaration” på de flesta av punkterna i vår checklista. Vid behov kan denna information verifieras och kompletteras främst genom årsredovisningen och besök hos leverantören men även via andra källor.

Exempel på informationskällor:

• koncerninformation
• internet; företagets hemsida
• mässor och utställningar
• inköpsorganisationer
• kunder
• konkurrenter
• skattemyndigheten
• upplysningsföretag
• banker
• börser

Bedömningsteam

Förutom den ansvarige inköparen, och/eller i förekommande fall SRM­ansvarig, kan det vara nödvändigt med deltagande av andra interna funktioner i leverantörsbedömningen. Det kan gälla den interne ”brukaren”, ekonomifunktionen, produktion, logistik, kvalitet, företagsledning etc. Här finns inga generella regler mer än att det krävs en analys från fall till fall av vilka intressenter som bör delta och i vilken form. Många företag har särskilda ”leverantörsbedömningsteam” där olika kompetenser tillsammans jobbar med leverantörsbedömning. Det viktiga är att det är ansvarig inköpare/SRM­ansvarig som leder arbetet.

Källa: Silf